Nástup do nového zamestnania je pre každého jedného z nás stresujúcim zážitkom. Nie nadarmo je návodov, ako tomuto špecifickému stresu predchádzať, plný internet. Nováčik sa musí zoznámiť s procesmi, svojou agendou a v neposlednom rade aj s novými kolegami, ktorých absolútne nepozná. Ako z toho von? Odpoveďou je onboarding – u nás v DASE doplnený o náš obľúbený prívlastok „efektívny“.
Čo je to onboarding?
Onboarding je adaptačný proces, ktorého cieľom je začleniť nového zamestnanca do kolektívu. Jeho súčasťou je okrem získania všetkého potrebného know-how aj zoznámenie sa s firemnou kultúrou a s ďalšími členmi tímu. Každopádne ide o komplexný proces, ktorý vyžaduje soft skills, dostatočnú prípravu, zapojenie a koordináciu väčšieho množstva ľudí z firmy a, samozrejme, čas. Veľa času.
Prečo je onboarding dôležitý?
Dnes, kedy je nájdenie vhodného kandidáta stále zložitejšie, je odfláknutý, alebo dokonca absentujúci onboarding obrovskou chybou. Ide o kľúčové obdobie zamestnanca vo firme, obdobie, kedy si nový člen tímu formuje vzťah k svojmu zamestnaniu. Dobre nastavený onboarding preukázateľne znižuje fluktuáciu a mieru stresu nového zamestnanca. Netreba zabúdať aj na to, že spokojný zamestnanec bude podávať vyšší výkon. Šetrenie na onboardingu sa naozaj neoplatí, práve naopak.
Ako dlho má trvať kvalitný onboarding?
Na túto otázku sa nedá odpovedať inak ako našou analytickou floskulou: „it depends“. Vždy totiž závisí od konkrétnej pracovnej pozície, náročnosti projektov, veľkosti firmy a podobne. V niektorých firmách trvá onboarding týždeň, niekde aj pol roka. U nás je to 1 mesiac, teda 20 pracovných dní. Takto vyzerá program druhého týždňa onboardingu u nás v ticketovacom nástroji ClickUp:
Pozn.: nezabúdajte, že nový kolega si vytvára obraz o vašej firme dlho predtým, ako si do kancelárie donesie svoj hrnček, kvetináč a prezúvky. U nás v DASE je dobrým zvykom zavolať nového kolegu ešte pred nástupom na nejakú voľnočasovú aktivitu – na večeru, pivo, alebo si aspoň zahrať spoločenskú hru, či Xbox v office. Odbúrate tým stres z prvého dňa v práci. Zrejme to funguje – zatiaľ to nikoho neodradilo. 🙂
10 krokov ako urobiť onboarding efektívnym
Získajte si svojich ľudí. Vytvorte si vzťah k svojim spolupracovníkom, zaujímajte sa o nich nielen ako o pracovníkov, ale aj ako o ľudí. Žiadny človek nebude pracovať zo všetkých svojich síl pre človeka, ktorého nemá rád. – T. Baťa
1. Poučte sa z vlastných chýb
Získavajte spätnú väzbu od zamestnancov, ktorí sa zaúčali predtým a myslite na slabé stránky po celú dobu prípravy onboardingu. Príprava onboardingu je nikdy nekončiaci kolobeh. Nikdy nedosiahnete dokonalosť, je však potrebné eliminovať čo najviac problémov, ktoré pri predošlých prijímacích procesoch nastali.
2. Zadefinujte si témy onboardingu
V našom prípade to bolo 11 ucelených tém. Z nich bolo 9 tém takých, ktoré potrebujeme, aby ovládal každý junior a 2 doplnkové témy (BigQuery, Cookies), kde sa očakáva nárast dopytov zo strany klientov. Je zbytočné, aby nový človek poznal všetky špecifické problémy a výzvy, ktorým môže (ale aj nemusí) čeliť. Musí však poznať súvislosti a vedieť, na ktorého člena tímu sa môže v prípade týchto špecifických otázok obrátiť.
3. Vytvárajte kvalitný obsah
Najdôležitejším prvkom nášho onboardingu je náš vlastný digitálny obsah. Každú tému máme spracovanú vo forme videa a väčšinu z nich aj v textovej forme na našom blogu. Vlastný obsah je výhodný z niekoľkých dôvodov:
- ušetríte množstvo času seniorného zamestnanca pri každom jednom zaškoľovaní (v našom prípade 70 hodín)
- video obsah môžete vytvárať v rámci platených workshopov, alebo ho predávať vo forme webinára
- vlastný video obsah môžete kedykoľvek upraviť, alebo aktualizovať
- každú spracovanú tému môžete niekoľkokrát zrecyklovať (napr. video prepíšete do článku, návodu a pod.) a využiť ju na interný marketing, či budovanie značky
4. Alokujte čas ostatných členov tímu na FAQ
Nemajte ilúzie, že nový kolega si pozrie pár videí a zrazu bude všetko vedieť. Súčasťou každého jedného dňa onboardingu sú 3 krátke stretnutia, alebo cally – ranný kickoff s team leadrom a dve kolá otázok k preberanej téme – obedňajší call a záverečný na konci pracovného dňa. Tieto cally majú na starosti jednotliví členovia tímu, ideálne mid-seniori a sú dôležité z niekoľkých dôvodov. Okrem edukačného je dôležitý aj sociálny aspekt. Členovia tímu sa navzájom „oťukajú“ a navyše to opäť ušetrí čas seniorom.
5. Pripravte si dopredu klientské zadania
Teória je krásna vec, ale prax ešte krajšia. U nás každý nový kolega participuje na klientských zadaniach už od druhého týždňa onboardingu, pričom za prvý mesiac odpracuje v súčte približne 15 až 20 hodín. Nie je to síce veľa, no na spestrenie to stačí. A zároveň to výrazne znižuje náklady na onboarding samotný.
6. Zapojte nového kolegu do budovania firmy/tímu/procesov
My v DASE máme budovanie firmy a značky v náplni práce a v podstate aj v našej firemnej DNA. Každý jeden z nás prispieva svojou troškou pri internom marketingu. To platí aj pre najnovších členov tímu. Na záver onboardingu každý z nich napíše svoj prvý blogový článok na firemný blog. Môže sa však realizovať aj ako PPC-čkár, SEO-čkár, či YouTuber. Niekedy však stačí, ak nového kolegu zapojíte do rozhodovania na firemných poradách, veď je predsa plnohodnotným členom tímu.
7. Vyhraďte 10 % času na ad-hoc zadania
Firma je živý organizmus a v priebehu trvania onboardingu určite nastanú momenty, ktoré sa nedajú naplánovať. Či je to obchodné rokovanie s klientom, workshop, školenie, alebo nejaký urgentný task, ktorý treba vyriešiť. Nový kolega sa tak zoznámi s reálnymi procesmi, ktoré vo firme neustále prebiehajú. Môžete si pripraviť aj plán B na tieto „voľné“ dni, ale som presvedčený, že dlho voľné neostanú.
Naša nová kolegyňa sa v rámci onboardingu zúžastnila celodenného workshopu s klientom a tiež školenia pre známu slovenskú online marketingovú agentúru k novému Google Analytics 4.
8. Zorganizujte si teambulding
Nemyslím rovno víkendový pobyt v Barcelone. Postačí aj firemná večera s kolegami. Neformálne stretnutie počas onboardingu pomôže vybudovať pevné pracovné vzťahy a vy možno získate dôležitú spätnú väzbu, ktorá vám pomôže vylepšiť proces onboardingu za behu. A mimochodom, keď už sme pri behu – čo tak zapojiť nového kolegu do pravidelných štvrtkových bežeckých tréningov s kolegami? Odporúčajú 4 zo 7 DASEákov. 🙂
9. Zabezpečte udržateľnosť onboardingu
Či bude mať váš onboarding formu newslettera, alebo tlačeného diáru, zabezpečte jeho udržateľnosť. V našom prípade má formu šablóny v internom ticketovacom a projektovom systéme ClickUp. Nový kolega tak dostane kalendár s presným rozpisom a inštrukciami, ako onboardingom postupovať. Túto šablónu môžeme kedykoľvek použiť pre nového zamestnanca. Vďaka tomu môžeme efektívne zaúčať aj viacero zamestnancov súbežne.
10. Vyhodnoťte a inovujte svoj onboarding proces
Ihneď po skončení onboardingu získajte spätnú väzbu – tak od zaúčaného zamestnanca, ako aj od participujúcich kolegov a od seba samého. Vyhraďte si čas na vylepšenie procesu onboardingu a zapracujte všetky zlepšenia, ktoré ešte viac zvýšia užívateľský zážitok pri onboardingu vašich ďalších kolegov.
Onboarding v DASE
V dobe predcovidovej bolo v DASE dobrým zvykom participovať na organizovaní 5-týždňovej Medzinárodnej analytickej akadémie, ktorá bola s onboardingom často spätá. Účasť na analytickej akadémii je však dosť drahá a tým, že sa organizuje len raz do roka, aj málo flexibilná. Náš onboarding eliminuje tieto problémy – náklady sú oproti analytickej akadémii na úrovni len okolo 11 % a o flexibilite asi ani nemusím hovoriť – prijímať nových analytikov môžeme kedykoľvek.
Organizačný prvý týždeň
Náš nový kolega sa okamžite zžije s naším ticketovacím, resp. projektovým nástrojom, ktorým je ClickUp. Od druhého dňa je totiž jeho verným spoločníkom. Nájde si v ňom kompletný program na každý jeden deň Onboardingu a tiež kontaktnú osobu, na ktorú sa môže bez problémov kedykoľvek obrátiť. V prvý týždeň je nový kolega oboznámený so všetkými organizačnými náležitosťami od BOZP po fungovanie kávovaru a zvýšený dôraz sa kladie aj na FAQ.
Pestrý druhý týždeň
Už od druhého týždňa participuje náš nový kolega na jednoduchých klientských zadaniach. Priestor dostáva aj prvý ad-hoc placeholder, ktorý môže byť vyplnený hocičím, čo môže byť pre nováčika zaujímavé. V tomto prípade to bol workshop u klienta k Efektívnej analytike (link) a teda aj prvá služobná cesta. A tiež prvý teambuilding, na ten netreba zabúdať.
Vzdelávací tretí týždeň
Gro tretieho týždňa tvorí vzdelávanie, ktorému je venovaná viac ako polovica pracovného času. Ak máte kvalitne spracovaný učebný materiál aj proces dovysvetľovávania preberanej témy, participácia ostatných členov tímu je minimálna. Vzdelávanie je vhodné dopĺňať o klientské či interné zadania, aby ste sa tak uistili, že nový kolega rozumie preberanej téme.
Pracovný štvrtý týždeň
Záver onboardingu patrí prvým plnohodnotným zadaniam – či už klientským, alebo interným. Nový kolega je pripravený pracovať sebavedomo a samostatne na rôznych projektoch a z onboardingu sa tak plynulo zapojí do pracovného kolotoča. Vďaka tomu, že s každým členom tímu sa zoznámil pri FAQ meetingoch, bude presne vedieť, na ktorého kolegu sa má kedy obrátiť v prípade špecifických otázok.
Onboarding v číslach:
Počet dní trvania onboardingu: 20
Počet hodín trvania onboardingu: 140, z toho:
- vzdelávanie: 58 (42%)
- interné/firemné: 17 (12%)
- klientské zadania: 16 (11%)
- organizačné náležitosti: 14 (10%)
- FAQ: 14 (10%)
- marketing: 12 (9%)
- workshopy: 9 (6 %)
Počet taskov v ClickUpe: 84
Počet ušetrených hodín ostatných členov tímu: 77
Zníženie nákladovosti o: 89%
Dúfam, že som vás týmto článkom aspoň trochu inšpiroval. A ako vyzerá onboarding vo vašej firme? Podeľte sa o to s našimi čitateľmi dolu v komentároch.